Som i så många andra små, växande företag, kom ägaren, Mats Hedman, en dag till en punkt när det inte längre var möjligt att hålla alla detaljer i huvudet. Med tio anställda och många hundra jobb varje år kände han sig till slut som en bromskloss. Om han inte fanns på kontoret, visste ingen vad som skulle göras, vem som skulle göra det och hur det skulle gå till. Eftersom han själv ofta är ute och träffar kunder och gör en del jobb, var han inte heller alltid tillgänglig för frågor och utdelning av jobb.
– Jag hade inte tid att leda och planera, eftersom jag hela tiden var den som skulle dela ut jobb och förklara vad som skulle göras. Alla kom till mig med frågor och det blev till slut en ohållbar situation, berättar Mats.
I mitten av december satte sig hela personalen med Johan Nordin och gick igenom sina arbetsflöden och processer. Tillsammans utformade de sin egna Kanban-tavla där alla jobb skulle upp. Nästa dag var Johan med på det första morgonmötet, som var trevande, men positivt.
– Plötsligt låg hela planeringen framme och jag kunde börja fokusera på planering. Nu får det plats mycket annat i mitt huvud, skrattar Mats.
Utvärdering och skruvande
En julledighet och ett par arbetsveckor senare hälsar Johan på vid morgonmötet igen, för att utvärdera och skruva på sådant som inte fungerat optimalt. Klockan är sju och januarimörkret är kompakt. I stearinljusens sken tar Per tag i morgonmötet. Någon i personalen håller mötet varje dag och går igenom vad som ska göras under dagen, vilka blockar (jobb som pausats av olika anledningar) som finns och vilka jobb som man kan plocka om man skulle bli klar under dagen.
Utvärderingen efteråt visar att alla i personalen är mycket nöjda med sin tavla och tydligheten den ger. Det område som man fokuserar på till nästa uppföljning är att få till en smidigare överlämning från ej startat till pågående arbete. Målet är att personalen i ännu större grad kan hantera den dagliga planeringen. För mycket av informationen kring själva jobbet finns fortfarande i Mats huvud.
– Det är ju egentligen enkelt. Alla lappar är knutna till ett ordernummer och det är ju bara för mig att skriva all information i ordersystemet, så kan alla lätt hitta den där, säger Mats.
Med hela arbetet synliggjord på tavlan, är det enkelt att hitta lösningar på uppkomna problem.
– Hela personalen är mer delaktig idag. De tar egna initiativ på ett helt annat sätt än tidigare. Det har vi tavlan att tacka för, avslutar Mats.
