skip to Main Content
Visuell styrning för arbetsgrupper - på en dag!
Bättre fokus, effektivare koordinering, ökad leveransförmåga och mindre stress.
Känner du igen dig?
Svårt Att Styra Er Vardag?

Svårt att styra er vardag?

Arbete väller in och ni kämpar för att hålla näsan över vattenytan?

Många Bollar I Luften?

Många bollar i luften?

Svårt att veta om ni fokuserar på rätt saker?

Svårt Att Greppa Hur Det Går?

Svårt att greppa hur det går?

När alla har fullt upp kan lägesrapporter lätt bli ett störmoment.

Svårt Att Be Om Hjälp?

Svårt att be om hjälp?

När alla verkar ha fullt upp, så kan det vara svårt att veta när det är lätt läge att be om hjälp.

Du är inte ensam!

Situationerna ovan är något vi möter om och om igen i vår vardag. Medarbetare och chefer som vill göra ett bra jobb men man räcker helt enkelt inte till. 

Och vad gör vi när det här händer?

Vi tar vårt ansvar och kavlar upp ärmarna och jobbar hårdare.

Vi tittar på hur kan jag bli bättre, vilka verktyg behöver jag för att hantera min situation.

Men oavsett hur smart och hårt vi arbetar, så verkar det ändå inte räcka till.

Tänk om kärnan till problemet inte ligger I hur vi utför vårt jobb utan utan snarare hur vi väljer att hantera våra arbetsuppgifter?

Mängden pågående arbete har större påverkan än vi ofta tror

Hur många uppgifter har du på din att-göra lista?

Tänk att du bara kan utföra en uppgift åt gången. Det betyder att samtidigt som du jobbar hårt med en uppgift så ligger alla de andra uppgifterna och väntar. Väntar på att du skall ta tag i dem eller väntar på att någon annan skall göra något.

Hur länge en uppgift blir liggande beror på flera olika faktorer. Poängen är att det ofta är väldigt svårt att på förhand veta hur länge något kommer bli liggande, och när det är läge att arbeta med en uppgift.

Med många bollar i luften samtidigt och utan bra förståelse för hur läget är är det väldigt svårt att veta om och när man inte kan ta på sig mer uppgifter.

Det känns bra att tacka ja, det ger en belöning för hjärnan och det är tillfredställande att känna att man gör nytta, att man drar sitt strå till stacken.

I vårt beslut tänker vi på jobbet vi skall utföra, vad vet. Det vi lätt glömmer är vilka konsekver det får för allt annat vi redan tidigare har tackat ja till. Och allting som vi inte redan vet.

Kanske behöver du bolla frågan med en kollega? Kanske behöver någon annan göra något innan du kan bli klar med din uppgift?

Det går inte att säga nej...

För att kunna avgöra när vi faktiskt kan tacka ja till en uppgift behöver vi förstå vilka konsekvenser det får för allt annat vi gör om vi väljer att lyfta in en ny uppgift.

Då vi blir allt mer beroende av samverkan och koordinering med andra för att få jobbet gjort, nya akuta uppgifter dyker upp när vi minst anar det behöver vi ha grym koll på vår arbetssituation, våra arbetsflöden.

Problemet är att vårt arbete ofta inte går att se och ta på. Det ligger i en maillåda, på en lapp vid datorn eller så har du det helt enkelt i huvudet.

När någon frågar om du kan titta på en uppgift kanske du känner i magen att du inte hinner med, problemet är att det ofta inte är så enkelt att säga nej.

Vad kan man då göra för att ta tillbaka kontrollen? Att istället för att vara en stoppkloss kunna ta på sig en utmanande och inspirerande uppgift utan att det skall skapa mer stress och en jobbig klump i magen?

Det behöver inte vara så svårt att göra något åt problemet.

Synliggör, tydliggör och samordna

Den spontana åtgärden när vi saknar överblick, ordning och fokus är att efterfråga mer tydligare ansvarsområden, bättre styrning och tydligare prioritering.

Och även om de delarna är viktiga så är det ofta angreppsättet som inte blir så bra. Vi försöker skapa en sätt att kontrollera vår situation istället för att acceptera och hantera den situation som faktiskt händer här och nu.

Istället för att sätta oss och skapa ännu fler dokument och ritningar över hur vi tycker det borde vara så kan vi prova ett annat sätt.

Visuell Styrning för Arbetsgrupper
Fyra komponenter som hjälper oss ta kontrollen över vår situation

Vem har inte arbetat med tavlor för att synliggöra och få stöd. Vem har också inte varit med om initativ som runnit ut i sanden för att man inte fått ut det man förväntade sig? Med mer än 10år erfarenhet från att jobbat med stressade och pressade arbetsgrupper har vi kommit fram till fyra nödvändiga komponenter som behöver samordnas för att skapa ett långsiktigt hållbart system.

Låt oss titta på dem, en komponent i taget.

Visualisera arbetsflöden

I den komplexa vardagen kan det vara svårt för var och en att få en bra överblick vad som pågår. Vem jobbar med vad och vad är det smartast just nu att vi lägger vårt fokus.

Det första vi behöver göra är att flytta fokus. Från mitt ansvar till vårt ansvar. Och bygga ett system där vi tillsammans kan skapa en samsyn och förståelse för läget just nu. Där var och en kan få stöd I sina beslut men också göra det enkelt och smidigt att kommunicera vad som händer till de andra I gruppen.

Även om man ofta kan tänka att det tar man muntligt, så kan det också bli ett störmoment att uppdatera andra om status när man skulle behöva jobba fokuserat på en uppgift. Har man då ett sätt där man vet hur man signalerar sina behov och där man kan se vad man behöver se för att ta sina beslut så finns det mycket att vinna.

Samordna och koordinera tillsammans

För verksamheter där man vet när uppgifter kommer in och där man inte behöver göra ändringar I sina planer så minskar behovet av ett visuellt system. Om man däremot behöver kunna agera när nya förutsättningar dyker upp, kanske är det en uppgift som behöver prioriteras över något annat, kanske behöver jag arbeta med en viss uppgift för att skapa förutsättningar för min kollegas uppgift att flyta på bättre.

Beroende på hur snabbt saker kan förändras och hur snabbt man behöver kunna reagera tillsammans så ger det en god indikation på hur ofta en grupp behöver koordinera sitt arbete tillsammans.

Det vi sett är att om man får på plats ett snabbt och effektivt sätt att stanna upp, stämma av läget och göra de justeringar som är nödvändiga kan man lägga mer tid på att fokusera på det som är viktigast och man kan mycket snabbare samordna resurser utan att det får onödig konsekvens för övriga verksamheten.

Tydliga gemensamma spelregler

Otydlighet resulterar inte bara I missförstånd det gör också att det krävs mer av mig att komma fram till hur jag skall agera I olika situationer och också vilka förväntningar jag kan ha på andra I min omgivning.

Genom att göra det tydligt hur vi tar beslut om vad vi skall jobba med, hur vi vill agera när akuta uppgifter dyker upp eller när en uppgift helt enkelt har fastnat så behöver vi inte fundera på hur vi skall agera. Vi kan också lita på att de I vår omgivning kommer agera på samma sätt, och kan då ta beslut utifrån den gemensamma bild vi har utan att först behöva stämma av med alla inblandade.

Tydliga spelregler är också en förutsättning att jobba med förbättringsarbete. För det är först när vi kan ha samsyn om hur vi gör idag som vi också kan resonera vad vi vill göra annorlunda.

Enkelt att lyfta det som inte känns bra

Våra förutsättningar ändras kontinuerligt. Det utmanar våra arbetssätt och för att kunna skapa ett långsiktigt hållbart arbetssätt är det nödvändigt att bygga in möjligheten att kontinuerligt fånga upp och ta om hand olika typer av observationer och tillsammans ta medvetna beslut om man vill göra något och också vad det är man vill göra.

Nyckeln handlar om att göra det enkelt och naturligt att lyfta upp en observation och tydligt hur man tillsammans I gruppen väljer att arbeta med det som kommer upp. Utan att vara orolig om jag har rätt eller fel eller hur de andra I gruppen kommer att reagera.

För att få detta på plats behöver man bygga in mekanismer för att fånga observationer, att tillsammans ta om hand de observationer som kommer upp och besluta om man skall göra något och vad man vill göra för något. Och slutligen sedan ha förmågan att genomföra de anpassningar som man har bestämt sig för att göra… som en naturlig del av vardagen.

Vanliga effekter

Genom att sätta de här komponenterna på plats kan man bygga in förmågan att ta kontroll över sin situation just nu och anpassa arbetssätt till de förutsättningar som råder.

  • Fokus flyttas från mina uppgifter till våra uppgifter och det minskar individens stress och skapar utrymme för bättre samarbete.
  • Det blir enklare att veta var man skall lägga fokus
  • Det blir snabbare och enklare att samordna och koordinera arbete inom gruppen
  • Det blir enklare att ta beslut och ge återkoppling
  • I och med ökad förståelse blir det också enklare att kommunicera förväntningar till övriga organisationen
  • Det blir enklare att tala om prioriteringar och konsekvenser av olika beslut
  • Ett visuellt system speglar hur det är just nu, vilket öppnar upp för var och en att själv ta ett större ansvar både för hur jobbet blir utfört men också att kunna utveckla och anpassa arbetssätten framåt.

Kan ett visuellt system hjälpa oss?

Känner du igen dig i utmaningarna och skulle vilja veta mer vad ni skulle kunna få ut från det här programmet? Är du fundersam om det här verkligen kan vara något för er och vad det skulle innebära?

Sätt upp ert system idag och skörda nytta redan imorgon

De som har störst behov av att ta kontroll över sin situation är ofta de som har minst tid och förutsättningar att kunna göra det. Därför har vi skapat programmet “Visuell styrning för arbetsgrupper” för att så snabbt och effektivt som möjligt få upp ett tillräckligt bra system så att gruppen kan börja ta kontroll över sin situation.

  • Vi kommer tillsammans skapa ett visuellt system som synliggör hur ni arbetar idag. Vi kommer med andra ord inte introducera någon förändring hur ni utför arbetet. Det handlar helt enkelt att göra det enklare för er att hantera ert arbete tillsammans.
  • Vi lägger fokus på att sätta grunden på plats, få något konkret att börja arbeta med som vi sedan kan utveckla och anpassa tillsammans.
  • Vi vet att saker dyker upp när man minst anar det. Därför kommer vi inte styra takten utan arbetet anpassar sig helt utifrån era förutsättningar och er situation just nu. Vi kommer finnas tillgängliga som stöd när ni känner att ni är redo att ta nästa steg.
  • Du som arbetsledare behöver inte stå på någon barrikad för att driva igenom det här. Det finns flera steg I programmet där vi tillsammans med hela gruppen stämmer av läget och bestämmer hur ni vill gå vidare. Om något inte känns bra stannar vi upp och tar tag I det då.
  • Ni får personligt stöd hela vägen genom programmet om det är något som ni behöver bolla eller få hjälp för att komma vidare. Ni kan ofta få svar inom någon timme, men annars bestämmer vi ett möte ofta samma eller dagen därpå.
Vad andra har sagt om programmet
profile-pic

Vi har kontroll och visuellt ser var vi behöver fokusera

Det som är annorlunda nu är att vi har kontroll på uppgifterna och visuellt ser vad vi behöver fokusera våra ansträngningar. Vi har också fått en bättre dialog kring vad som verkligen är prioriterat.

Håkan rådman - Chef Produktion och Underhåll, Mälarhamnar AB
profile-pic

Bättre struktur och överblick

Det var viktigt för oss att få struktur och överblick. Kravet var att det skulle vara enkelt, eftersom vi vet av erfarenhet att det inte fungerar om det blir för krångligt. När ledningsgruppen och andra kommer på besök brukar jag visa dem tavlan. Den visar väldigt tydligt vad vi jobbar med just nu

Johan Strand - Chef Produktutveckling, Cibes Lift AB
profile-pic

Min stressnivå har minskat rejält!

Förutom att vi har fått en mycket större förståelse för vad alla gör om dagarna, så har tavlan hjälpt oss att kommunicera bättre och kvalitetssäkra våra leveranser. Personligen har min stressnivå minskat rejält!

Tina Gustafsson - Grafisk formgivare, 100 procent media AB
profile-pic

Ett verktyg för att Styra, Leda och Utveckla verksamheten

Vi har fått ett effektivt verktyg för att styra, leda och utveckla företaget. Det är otroligt betydelsefullt för mig. Den största nyttan är att vi lägger vår tid på rätt saker – det som är viktigast för kunden och oss själva.

Hasse Andersson - Ägare 100% Media och Kommunikation
profile-pic

Hela personalen är mer delaktig

Hela personalen är mer delaktig idag. De tar egna initiativ på ett helt annat sätt än tidigare.

Mats Hedman - VD, Hedmans Plåt AB
Upplägg

Hela idén med det här programmet, är att hjälpa en arbetsgrupp att så snabbt och effektivt som möjligt få upp ett tillräckligt bra visuellt system som man kan komma igång och börja använda. Fokus är på den situation och de förutsättningar som arbetsgruppen  befinner sig i just nu.

Tillsammans arbetar gruppen fram ett sätt att

  • Synliggöra sina arbetsflöden
  • Tydliggöra hur man tillsammans hanterar sina flöden
  • Hur man med hjälp av systemet kan koordinera och samordna  arbetet tillsammans på ett effektivt sätt.

Låt oss titta på de huvudmoduler som programmet är byggt på. 

Fånga hur det är idag

Hur ser vår situation ut? Vilka är våra utmaningar och vad är det vi vill få ut från vårt visuella system? 

Här vill vi fånga både vad gruppen vill få ut av sitt visuella system, och skapa förståelse för  vad det är för olika typer av arbetsflöden som gruppen arbetar med.

Designa

Hur behöver vårt system se ut för att det skall möta våra behov?  

Med utgångspunkt från gruppens situation och behov, tillsammans med olika verktyg  för att visualisera skapar vi tillsammans en första version av gruppens visuella system.

Använda

Hur vill vi använda vårt system? Hur skall vi Agera tillsammans? Hur ska vi Nej hantera sånt vi upptäcker vi skulle vilja ändra på?

I det här steget sätter gruppen upp en första agenda för det koordineringsmöte som man tillsammans kommer att ha framför sin tavla. Redan nästa dag är gruppen redo för att hålla sitt första koordineringsmöte.  Vi finns tillgängliga för att ge stöd och support om det behövs, men annars gör vi en uppföljning efter fyra till sex veckor.

Observera, reflektera och anpassa

Hur gör vi om något inte känns bra? Om vi vill ändra något? 

Vi bygger in i programmet att gruppen aktivt arbetar med att fånga observationer och tillsammans reflektera och komma fram till om man vill göra några anpassningar. då vi sett att den vanligaste anledningen till att man inte får ut det man vill från sitt system Utifrån gruppens verklighet, sina behov och förutsättningar.

Ni får stöd hela vägen in i kaklet

I och med att man sätter upp ett visuellt system brukar andra utmaningar bli synliga. Och det är något positivt – om man göra något åt dem.

Från att ha hjälpt snart 100 talet grupper med sina arbetssätt har vi sett vilka utmaningar som är vanligt förekommande och vill därmed också göra det så enkelt som möjligt att ta tag I dem och göra något åt dem.

Därför finns vi tillgängliga för stöd och rådgivning så länge programmet pågår utan kostnad.

På så sätt kommer ni inte bara sätta ett grundläggande system på plats, ni kommer även säkra att ni får stöd att komma vidare och utveckla det ytterligare.

Om det visar sig att ni har utmaningar som är unika för er, så jobbar vi tillsammans för för att se till att ni kommer vidare på ett sätt som känns bra för er.

Det här programmet är inte för alla

Efter att ha arbetat med så många grupper som vi gjort så lär man sig en massa. Vi ser vilka förutsättningar som behöver finnas på plats för att man skall lyckas och vi ser också när ett sånt här program kan hjälpa.

  • Vi vet att när man visualiserar vad som pågår så kommer problem bli synliga. Och därför är det viktigt att man är villig och öppen för att ta tag i de utmaningar som dyker upp.
  • Vi vet att arbetsledaren och chefen har en viktig roll att skapa förutsättningar för gruppen.
  • Vi vet att saker inte blir rätt från början och därför behöver man frigöra utrymme för att stanna upp, reflektera och anpassa systemet kontinuerligt
Frågor och svar

Vilken typ av arbetsgrupper riktar sig då det här programmet?

Om du har en verksamhet som vill röra sig mot ett mer flödesorienterat arbetssätt. Där man behöver behöver få ut mer från de resurser man har tillgängliga. Man behöver kanske bli mer Agil eller lättrörlig, göra det enklare att ta beslut och att skapa förståelse gentemot övriga organisationen.

Det som är grundläggande för programmet är att vi vänder oss till komplexa verksamheter. Där det inte på förhand går att förutsäga vad som kommer att hända.

Några exempel på verksamheterkan vara: IT utveckling och förvaltning, produktutveckling, Marknadsföring och Kommunikation, Personal/HR, underhåll och förvaltning.

Programmet är inte lämpligt för verksamheter med stabila system. Anledningen är att I stabila system går det att förutsäga orsak och verkan. Då lämpar sig metoder som riktar in sig mot optimering bättre.

Hur mycket tid kommer detta ta från oss?

Vi har sett att det brukar ta ungefär två dagar över en period på två månader för varje medlem I en arbetsgrupp. Det kan ta lite mer tid för den som är ledare beroende på ambition och vilket upplägg hen väljer.

Vad kostar det att delta i programmet?

Vill man köra en workshop på plats är priset 40 000 kr (exkl moms) och väljer man onlineprogrammet är priset 19 700 (exkl moms) och då för en arbetsgrupp upp till 15 personer.

I det priset inkluderas tillgång till digitalt verktyg för att sätta upp en gemensam tavla (om man inte kör med en fysisk tavla), personligt stöd vid behov (under de två månader som programmet pågår), tillgång till inspelat material som beskriver både upplägg och övningar samt övningar som man sedan själv skall kunna använda sig av.

Under perioden får arbetsledare och gruppmedlemmar fri tillgång till oss som bollplank och stöd att arbeta med sin tavla.

På plats eller online?

Vi erbjuder det här programmet endera på plats i er miljö eller som ett onlineprogram. Där ni göra vissa övningar individuellt, vissa i grupp och några av dem gör vi tillsammans över video.

Men oavsett leveransform gäller samma garanti om att ni skall vara 100% nöjda med det ni får ut från systemet och vi finns tillgängliga för att ge stöd och support vid behov.

Vilken teknisk utrustning krävs?

Bästa resultat har vi fått när alla I gruppen har tillgång till en egen dator med mikrofon och videokamera. Då kan vi på kort varsel sätta ihop träffar för att hjälpa er vidare utifrån era förutsättningar.

Behövs en digital tavla?

Nej det behöver det inte vara. Det är fullt möjligt att en grupp genomför programmet och bygger upp en fysisk tavla tillsammans. Den stora skillnaden blir då vår möjlighet att följa upp och ge stöd begränsas. Det vi skulle göra I en sådan situation är att ni skulle skicka oss en bild över tavlan vid de tillfällen vi arbetar tillsammans.

Inte läge just nu?

Du kanske tycker det här låter intressant men att det inte riktigt är läge just nu, när saker och ting lugnat ner sig då kanske ni skall fundera på detta? 

Vi vill inte göra dig besviken, men är man i ett läge där man inte riktigt har kontroll över sina arbetsflöden och hur man tillsammans styr vardagen så tenderar saker bara att rulla på. Nya heta potatisar dyker upp, akuta saker som skall fixa, viktiga projekt som måste tas tag i.

In-I-Kaklet Garanti

När man kämpar för att hålla näsan över vattenytan är det ett tufft beslut att stanna upp (om än för en kort stund) och arbeta med sina arbetssätt. Vi vill göra det så enkelt och riskfritt för er att avgöra om det här är rätt för er just nu eller inte.

Vi lovar att vara med er hela vägen och ge er det stöd ni behöver för att komma in I mål. Vi kallar det min “In-I-Kaklet-Garanti”:

  • Om du eller någon I gruppen känner att man behöver personligt stöd utanför det material som är inspelat så finns en coach finnas tillgänglig via video eller telefon.
  • Det finns ett steg I början av programmet där du tillsammans med gruppen ombeds att stanna upp och känna efter om det här verkligen känns rätt. Känns något inte bra så stannar vi upp programmet, vi träffas tillsammans för att reda ut vad det handlar om och bestämmer en väg framåt. Om ni där skulle välja att inte gå vidare med programmet så är det helt OK. Vi kommer då betala tillbaka varenda krona ni lagt ut för programmet.
  • Skulle det sedan visa sig att ni inte får ut det som ni hade förväntat er när ni har ert visuella system på plats. Skicka oss då ett mail så kommer vi skicka er pengarna tillbaka direkt.
  • Den här garantin gäller inte bara I 30 dagar. Det här garantin gäller för alltid.
Vi vill göra det enkelt för er att ta ett beslut

Vi ser att man inom så många arbetsgrupper mår dåligt, är stressade och missar möjligheten att faktisk ha roligt på jobbet. Det här programmet samlar all vår erfarenhet och kokar ihop det till vad vi tror är det enklaste och mest effektiva sättet att hjälpa en grupp igång.

På den här sidan är det mycket text, men vi vill samla på ett ställe all den information vi tror att ni behöver för att kunna avgöra om det här är något ni tror ni kan ha nytta av eller inte.

Vi har verkligen gjort allt vi kunnat för att ta fram ett upplägg som skall göra det enkelt för dig att ta ett beslut om det här kan vara något för er eller inte.

Vi har försökt att på den här sidan förklara vilka problem hjälper till att lösa och vilka effekter man förväntas uppnå.

Vi har också försökt räta ut så många frågetecken du kan tänkas ha som möjligt och slutligen sätta ihop en garanti som minimerar din risk om du väljer att gå vidare med detta.

Vad skulle ett visuellt system innebära för er?

Känner du igen dig i problembilden,  låter det lockande att skapa en bättre arbetsmiljö för medarbetare, öka gruppens leveransförmåga och utvecklingsförmåga. Då kanske det här är något för er.

Back To Top