Situationerna ovan är något vi möter om och om igen i vår vardag. Medarbetare och chefer som vill göra ett bra jobb men man räcker helt enkelt inte till.
Och vad gör vi när det här händer?
Vi tar vårt ansvar och kavlar upp ärmarna och jobbar hårdare.
Vi tittar på hur kan jag bli bättre, vilka verktyg behöver jag för att hantera min situation.
Men oavsett hur smart och hårt vi arbetar, så verkar det ändå inte räcka till.
Tänk om kärnan till problemet inte ligger I hur vi utför vårt jobb utan utan snarare hur vi väljer att hantera våra arbetsuppgifter?
Hur många uppgifter har du på din att-göra lista?
Tänk att du bara kan utföra en uppgift åt gången. Det betyder att samtidigt som du jobbar hårt med en uppgift så ligger alla de andra uppgifterna och väntar. Väntar på att du skall ta tag i dem eller väntar på att någon annan skall göra något.
Hur länge en uppgift blir liggande beror på flera olika faktorer. Poängen är att det ofta är väldigt svårt att på förhand veta hur länge något kommer bli liggande, och när det är läge att arbeta med en uppgift.
Med många bollar i luften samtidigt och utan bra förståelse för hur läget är är det väldigt svårt att veta om och när man inte kan ta på sig mer uppgifter.
Det känns bra att tacka ja, det ger en belöning för hjärnan och det är tillfredställande att känna att man gör nytta, att man drar sitt strå till stacken.
I vårt beslut tänker vi på jobbet vi skall utföra, vad vet. Det vi lätt glömmer är vilka konsekver det får för allt annat vi redan tidigare har tackat ja till. Och allting som vi inte redan vet.
Kanske behöver du bolla frågan med en kollega? Kanske behöver någon annan göra något innan du kan bli klar med din uppgift?
För att kunna avgöra när vi faktiskt kan tacka ja till en uppgift behöver vi förstå vilka konsekvenser det får för allt annat vi gör om vi väljer att lyfta in en ny uppgift.
Då vi blir allt mer beroende av samverkan och koordinering med andra för att få jobbet gjort, nya akuta uppgifter dyker upp när vi minst anar det behöver vi ha grym koll på vår arbetssituation, våra arbetsflöden.
Problemet är att vårt arbete ofta inte går att se och ta på. Det ligger i en maillåda, på en lapp vid datorn eller så har du det helt enkelt i huvudet.
När någon frågar om du kan titta på en uppgift kanske du känner i magen att du inte hinner med, problemet är att det ofta inte är så enkelt att säga nej.
Vad kan man då göra för att ta tillbaka kontrollen? Att istället för att vara en stoppkloss kunna ta på sig en utmanande och inspirerande uppgift utan att det skall skapa mer stress och en jobbig klump i magen?
Det behöver inte vara så svårt att göra något åt problemet.
Den spontana åtgärden när vi saknar överblick, ordning och fokus är att efterfråga mer tydligare ansvarsområden, bättre styrning och tydligare prioritering.
Och även om de delarna är viktiga så är det ofta angreppsättet som inte blir så bra. Vi försöker skapa en sätt att kontrollera vår situation istället för att acceptera och hantera den situation som faktiskt händer här och nu.
Istället för att sätta oss och skapa ännu fler dokument och ritningar över hur vi tycker det borde vara så kan vi prova ett annat sätt.
Vem har inte arbetat med tavlor för att synliggöra och få stöd. Vem har också inte varit med om initativ som runnit ut i sanden för att man inte fått ut det man förväntade sig? Med mer än 10år erfarenhet från att jobbat med stressade och pressade arbetsgrupper har vi kommit fram till fyra nödvändiga komponenter som behöver samordnas för att skapa ett långsiktigt hållbart system.
Låt oss titta på dem, en komponent i taget.
Genom att sätta de här komponenterna på plats kan man bygga in förmågan att ta kontroll över sin situation just nu och anpassa arbetssätt till de förutsättningar som råder.
- Fokus flyttas från mina uppgifter till våra uppgifter och det minskar individens stress och skapar utrymme för bättre samarbete.
- Det blir enklare att veta var man skall lägga fokus
- Det blir snabbare och enklare att samordna och koordinera arbete inom gruppen
- Det blir enklare att ta beslut och ge återkoppling
- I och med ökad förståelse blir det också enklare att kommunicera förväntningar till övriga organisationen
- Det blir enklare att tala om prioriteringar och konsekvenser av olika beslut
- Ett visuellt system speglar hur det är just nu, vilket öppnar upp för var och en att själv ta ett större ansvar både för hur jobbet blir utfört men också att kunna utveckla och anpassa arbetssätten framåt.
De som har störst behov av att ta kontroll över sin situation är ofta de som har minst tid och förutsättningar att kunna göra det. Därför har vi skapat programmet “Visuell styrning för arbetsgrupper” för att så snabbt och effektivt som möjligt få upp ett tillräckligt bra system så att gruppen kan börja ta kontroll över sin situation.
- Vi kommer tillsammans skapa ett visuellt system som synliggör hur ni arbetar idag. Vi kommer med andra ord inte introducera någon förändring hur ni utför arbetet. Det handlar helt enkelt att göra det enklare för er att hantera ert arbete tillsammans.
- Vi lägger fokus på att sätta grunden på plats, få något konkret att börja arbeta med som vi sedan kan utveckla och anpassa tillsammans.
- Vi vet att saker dyker upp när man minst anar det. Därför kommer vi inte styra takten utan arbetet anpassar sig helt utifrån era förutsättningar och er situation just nu. Vi kommer finnas tillgängliga som stöd när ni känner att ni är redo att ta nästa steg.
- Du som arbetsledare behöver inte stå på någon barrikad för att driva igenom det här. Det finns flera steg I programmet där vi tillsammans med hela gruppen stämmer av läget och bestämmer hur ni vill gå vidare. Om något inte känns bra stannar vi upp och tar tag I det då.
- Ni får personligt stöd hela vägen genom programmet om det är något som ni behöver bolla eller få hjälp för att komma vidare. Ni kan ofta få svar inom någon timme, men annars bestämmer vi ett möte ofta samma eller dagen därpå.
Vi har kontroll och visuellt ser var vi behöver fokusera
Det som är annorlunda nu är att vi har kontroll på uppgifterna och visuellt ser vad vi behöver fokusera våra ansträngningar. Vi har också fått en bättre dialog kring vad som verkligen är prioriterat.
Bättre struktur och överblick
Det var viktigt för oss att få struktur och överblick. Kravet var att det skulle vara enkelt, eftersom vi vet av erfarenhet att det inte fungerar om det blir för krångligt. När ledningsgruppen och andra kommer på besök brukar jag visa dem tavlan. Den visar väldigt tydligt vad vi jobbar med just nu
Min stressnivå har minskat rejält!
Förutom att vi har fått en mycket större förståelse för vad alla gör om dagarna, så har tavlan hjälpt oss att kommunicera bättre och kvalitetssäkra våra leveranser. Personligen har min stressnivå minskat rejält!
Ett verktyg för att Styra, Leda och Utveckla verksamheten
Vi har fått ett effektivt verktyg för att styra, leda och utveckla företaget. Det är otroligt betydelsefullt för mig. Den största nyttan är att vi lägger vår tid på rätt saker – det som är viktigast för kunden och oss själva.
Hela personalen är mer delaktig
Hela personalen är mer delaktig idag. De tar egna initiativ på ett helt annat sätt än tidigare.
Hela idén med det här programmet, är att hjälpa en arbetsgrupp att så snabbt och effektivt som möjligt få upp ett tillräckligt bra visuellt system som man kan komma igång och börja använda. Fokus är på den situation och de förutsättningar som arbetsgruppen befinner sig i just nu.
Tillsammans arbetar gruppen fram ett sätt att
- Synliggöra sina arbetsflöden
- Tydliggöra hur man tillsammans hanterar sina flöden
- Hur man med hjälp av systemet kan koordinera och samordna arbetet tillsammans på ett effektivt sätt.
Låt oss titta på de huvudmoduler som programmet är byggt på.
I och med att man sätter upp ett visuellt system brukar andra utmaningar bli synliga. Och det är något positivt – om man göra något åt dem.
Från att ha hjälpt snart 100 talet grupper med sina arbetssätt har vi sett vilka utmaningar som är vanligt förekommande och vill därmed också göra det så enkelt som möjligt att ta tag I dem och göra något åt dem.
Därför finns vi tillgängliga för stöd och rådgivning så länge programmet pågår utan kostnad.
På så sätt kommer ni inte bara sätta ett grundläggande system på plats, ni kommer även säkra att ni får stöd att komma vidare och utveckla det ytterligare.
Om det visar sig att ni har utmaningar som är unika för er, så jobbar vi tillsammans för för att se till att ni kommer vidare på ett sätt som känns bra för er.
Efter att ha arbetat med så många grupper som vi gjort så lär man sig en massa. Vi ser vilka förutsättningar som behöver finnas på plats för att man skall lyckas och vi ser också när ett sånt här program kan hjälpa.
- Vi vet att när man visualiserar vad som pågår så kommer problem bli synliga. Och därför är det viktigt att man är villig och öppen för att ta tag i de utmaningar som dyker upp.
- Vi vet att arbetsledaren och chefen har en viktig roll att skapa förutsättningar för gruppen.
- Vi vet att saker inte blir rätt från början och därför behöver man frigöra utrymme för att stanna upp, reflektera och anpassa systemet kontinuerligt
Vilken typ av arbetsgrupper riktar sig då det här programmet?
Om du har en verksamhet som vill röra sig mot ett mer flödesorienterat arbetssätt. Där man behöver behöver få ut mer från de resurser man har tillgängliga. Man behöver kanske bli mer Agil eller lättrörlig, göra det enklare att ta beslut och att skapa förståelse gentemot övriga organisationen.
Det som är grundläggande för programmet är att vi vänder oss till komplexa verksamheter. Där det inte på förhand går att förutsäga vad som kommer att hända.
Några exempel på verksamheterkan vara: IT utveckling och förvaltning, produktutveckling, Marknadsföring och Kommunikation, Personal/HR, underhåll och förvaltning.
Programmet är inte lämpligt för verksamheter med stabila system. Anledningen är att I stabila system går det att förutsäga orsak och verkan. Då lämpar sig metoder som riktar in sig mot optimering bättre.
Hur mycket tid kommer detta ta från oss?
Vi har sett att det brukar ta ungefär två dagar över en period på två månader för varje medlem I en arbetsgrupp. Det kan ta lite mer tid för den som är ledare beroende på ambition och vilket upplägg hen väljer.
På plats eller online?
Vi erbjuder det här programmet endera på plats i er miljö eller som ett onlineprogram. Där ni göra vissa övningar individuellt, vissa i grupp och några av dem gör vi tillsammans över video.
Men oavsett leveransform gäller samma garanti om att ni skall vara 100% nöjda med det ni får ut från systemet och vi finns tillgängliga för att ge stöd och support vid behov.
Vilken teknisk utrustning krävs?
Bästa resultat har vi fått när alla I gruppen har tillgång till en egen dator med mikrofon och videokamera. Då kan vi på kort varsel sätta ihop träffar för att hjälpa er vidare utifrån era förutsättningar.
Inte läge just nu?
Du kanske tycker det här låter intressant men att det inte riktigt är läge just nu, när saker och ting lugnat ner sig då kanske ni skall fundera på detta?
Vi vill inte göra dig besviken, men är man i ett läge där man inte riktigt har kontroll över sina arbetsflöden och hur man tillsammans styr vardagen så tenderar saker bara att rulla på. Nya heta potatisar dyker upp, akuta saker som skall fixa, viktiga projekt som måste tas tag i.
När man kämpar för att hålla näsan över vattenytan är det ett tufft beslut att stanna upp (om än för en kort stund) och arbeta med sina arbetssätt. Vi vill göra det så enkelt och riskfritt för er att avgöra om det här är rätt för er just nu eller inte.
Vi lovar att vara med er hela vägen och ge er det stöd ni behöver för att komma in I mål. Vi kallar det min “In-I-Kaklet-Garanti”:
- Om du eller någon I gruppen känner att man behöver personligt stöd utanför det material som är inspelat så finns en coach finnas tillgänglig via video eller telefon.
- Det finns ett steg I början av programmet där du tillsammans med gruppen ombeds att stanna upp och känna efter om det här verkligen känns rätt. Känns något inte bra så stannar vi upp programmet, vi träffas tillsammans för att reda ut vad det handlar om och bestämmer en väg framåt. Om ni där skulle välja att inte gå vidare med programmet så är det helt OK. Vi kommer då betala tillbaka varenda krona ni lagt ut för programmet.
- Skulle det sedan visa sig att ni inte får ut det som ni hade förväntat er när ni har ert visuella system på plats. Skicka oss då ett mail så kommer vi skicka er pengarna tillbaka direkt.
- Den här garantin gäller inte bara I 30 dagar. Det här garantin gäller för alltid.
Vi ser att man inom så många arbetsgrupper mår dåligt, är stressade och missar möjligheten att faktisk ha roligt på jobbet. Det här programmet samlar all vår erfarenhet och kokar ihop det till vad vi tror är det enklaste och mest effektiva sättet att hjälpa en grupp igång.
På den här sidan är det mycket text, men vi vill samla på ett ställe all den information vi tror att ni behöver för att kunna avgöra om det här är något ni tror ni kan ha nytta av eller inte.
Vi har verkligen gjort allt vi kunnat för att ta fram ett upplägg som skall göra det enkelt för dig att ta ett beslut om det här kan vara något för er eller inte.
Vi har försökt att på den här sidan förklara vilka problem hjälper till att lösa och vilka effekter man förväntas uppnå.
Vi har också försökt räta ut så många frågetecken du kan tänkas ha som möjligt och slutligen sätta ihop en garanti som minimerar din risk om du väljer att gå vidare med detta.
Kan du känna igen dig i problembilden? Vi sätter gärna upp ett video-möte så att du dels får träffa oss och får svar på alla dina frågor. Berätta gärna mer om er situation och era behov nedan.